Minul on töös väga suur sõber programm Microsoft Office Excel, seega see postitus keskenub teemadele, mida selles programmis töö lihtsustamiseks võimalik teha on.
1. Kui sul ei ole võimalik kasutada näiteks RIKSi ajakirjade saabumise valikuid, siis oma töö lihtsustamiseks saad koostada tabeli ajakirjade saabumise kohta.
[suuremalt vaatamiseks klikka pildile]
Esimesse lahtrisse märgid ajakirjade nimed ning ülesse vertikaalselt nimetad tulbad kuude nimede järgi. See annab võimaluse ajakirjade saabumisel märkida täpne kuupäev ning ülevaatlik pilt, kas ja millal ajakiri saabus on Teil olemas. Samuti saab näha, et mõni lahter on tühjaks jäänud ning saab koheselt hakata ajakirja otsima. Kui on teada, et ajakiri ilmub ainult kuuel kuul aastas on mõistlik ülejäänud kuude lahtritesse panna X või tähistada see endale sobival moel, siis ei lähe sassi saabumata ning mitte saabuma pidanud ajakirjad.
Tabel osutub kasulikuks eriti suvel, sest kui Teie olete puhuksel aga keegi teine võtab ajakirju vastu võite selle enda puhkuse algul edastada näit. sekretärile, kes saab sinna samuti märkmeid teha.
Pildil toodud näide on lihtsalt näide, mitte meie kooli ajakirjade tabel.
2. Tellimused ja tellimuste saabumine
Minu jaoks töös kõige tähtsam fail on mahukas Ecxeli tabel, kus on sees kõik koolile tellitavad teavikud alustades töövihikutest kuni cd-plaatideni. Erinevate tellimuste kohta on võimalik luua eraldi tabel ehk teha eraldi leht, mida saab vahetada klikkides tabeli allosale (vt. joonist, punane ring on ümber).
[suuremalt vaatamiseks klikka pildile]
Minu jaoks on oluline, et tabelis on märgitud, klass kellele tv tellitakse, õppeaine, kirjastus, kogus, hind, hind kokku. Samuti ka saabumise aeg ning arve number, viimase lisasin sel aastal, sest tekkis segadus ning kuigi mul olemas kõik arved on väga hea, kui kõik ühes kohas ülevaatlikult olemas. Loomulikult võid lisada näiteks ka kuupäeva millal tellimus esitatud sai, see on isegi hea, sest siis saab jälgida, miks tellimuse täitmine kaua aega võtab. Mina olen aga siiani kasutatud värvide mängu ehk tellimata teavik on kirjutatult mustalt, kui ma olen tellimuse esitanud muudan teksti värvi punaseks ning saabumisel halliks. Excelit kasutades ei pea te kasutada arvutit, piisab vaid endale põhivalemite selgeks tegemisest. Selleks, et hinda kokku arvutada on vaja teada valemit =SUM(esimene rida:viimane rida). Näiteks on teil vaja kokku arvutida summad mis on ridadel G2 kuni G14, siis valem on =SUM(G2:G14), see tuleb sisestada ühte lahtrisse ning peale enteri vajutamist tuleb sinna kokku liidetud summa. Korrutamiseks on vaja valemit =SUM(korrutatav lahter*teine korrutatav lahter) ehk kui teil on vaja korrutada klassis olevate õpilaste arv ja töövihiku hind, et saada summat, mis selle töövihiku peale kokku kulub ja õpilaste arv on teil lahtris F2 ning töövihiku hind lahtris G2, siis valem korrutamisek on =SUM(F2*G2).
Kuna see jutt siin on väga üldsõnaline ja väga raske on siin edasi teadmisi anda, siis paluge abi arvutiõpetajalt või mõnelt õpilaselt või sõbralt/kolleegilt kes teile praktiliselt saab asju ette näidata.
Lisan siia näitena ka väheste sissekannetega faili, äkki on teile ka sellest abi. [tuleb lähiajal]
Jaksu Liinale, väga tänuväärne postitus!
Suur tänu heade näpunäidete eest.
Kasutan Excelit juba teist aastat õppekirjanduse tellimise koostamiseks ja ülevaate saamiseks.
Minu variant on selline, et iga kirjastuse kohta on mul tööleht ja kõik andmed jooksevad kokku koondlehele, e siis, kui kusagil on vaja muudatusi teha (nt tellimiskogus, õpilaste arv, hind) siis kajastub see ka kohe koondlehel. Kasutan ka värve, et eristada töövihikud, õpikud jms.
Kui eeltöö on tehtud, on väga hea saada kiiret ülevaadet tellimise käigust, summadest ja nimetustest.
Seda faili on hea saata õpetajatele ja kooli juhtkonnale.
Õppekirjanduse tellimise Exceli tabeli väljatöötamine ja täiustamine on nagu Tallinna linn, mis iialgi valmis ei saa.
Tiia! Suurepärane näpunäide! Mida rohkem ideid, seda parem on meil oma tööd täiustada.