Praktilisi näpunäiteid arvuti kasutamiseks igapäevatöös : listikirjad ja e-postkast

Selles postituses kirjutan üles mõtted ja ideed, mis ka teabepäeval suurele ekraanile jõudsid. Kommentaarides on kõik teretulnud enda poolseid kogemusi jagama. Kuna minu raamatukogutöö praktika on peaaegu vaid 3,4 aastat pikk siis kindlasti on lugejate hulgas suurema kogemustepagasiga praktikuid ning kõik arvamused, mõtted, näpunäited on oodatud kommentaarides. Kõik siin toodud nipid ei ole minu välja mõeldud, loomulikult õppisin ka mida praktikutelt, kes mu küsimustele aega vastata leidsid. Aitäh!

1. Listikirjadele vastamine.

Kui Te ei taha kirja listi saata vaid ikkagi inimese postkasti siis kopeeri kirja saatja aadress kirja päisest. Kui sa vastad kirjale vajutades vasta või reply nuppu, siis läheb kõiri kõigile. Kooliraamatukogude listi puhul ei kehti ka nupud reply(vasta) ja reply all(vasta kõigile), alati läheb kiri kõigile. Kui aga juhtub kogemata, et kiri läheb siiski kõigile, siis ärge ennast heidutada laske vaid proovige järgmine kord kindlasti uuesti.

2. Listikirjade haldus

Paljudes koolides on kasutusel e-posti programm Microsoft Office Outlook ning seal on võimalus sissetulnud kirju aadressi järgi eraldi kausta sorteerida. See tähendab, et Te ei näe kirja oma Inboxis, vaid see läheb kohe eraldi kausta ning kui sinna on saabunud kiri siis kausta pealkiri kuvatakse paksus kirjas. Seega saate soovikorral vaid kord päevas vaadata listikirjade kausta ning septembrikuine õpikusoovide hulk ei sega teid saadud kirjade hulgas.

Sorteerimiseks tuleb luua reegel kooliraamatukogude listi aadressile kooliraamatukogud@lists.eenet.ee, selles võite küsida abi kooli infojuhilt, arvutiõpetajalt või mõnelt targemalt õpilaselt, kuid seda on võimalik ka ise teha.

NB! Näide on loodud Microsoft Office Outlook eestikeelse veebiversiooni järgi.

Postkasti üleval paremal nurgas on nupp suvandid, vajuta sinna peale. Avanevas aknas klõpsa vasakus ääres oleva valiku reeglid peale, siis ava rippmenüü (vajuta) ”Uus reegel” ning vali valik ”Teisalda kindla saatja sõnumid mõnda kausta”.

Siis avaneb järgmine hüpikaken. Reegli määramiseks pead sa klikkama lingile inimesed ja leviloendid, kus tuleb sulle su erinevad kontaktide nimestik ning all on võimalus ise kirjutada saatja aadress, [Saatja->]ning sinna sisesta kooliraamatukogde listi aadress kooliraamatukogud@lists.eenet.ee. Vajuta OK. Lingi alt määratud saad määrata millisesse kausta kirjad saadetakse, võimalik on valida juba olemasolevate kaustade vahel või luua uus. Kui need kõik on tehtud, siis peavad aknas muutuma ära ka linkide nimed vastavalt siis kooliraamatukogude listi aadress ning määratud asemele sinu valitud kausta nimi.

Paremal tulbas on võimalik valida erinevaid viise mis kirja saatmisel toimub. Näiteks ka te soovite et kiri tuleks inboxi ja koopia sinna kausta või kõik kirjad automaatselt saabumisel lähevad kausta. Täpiksestega on aktiivsed valikud. Kui kõik on tehtud. Siis vajuta nuppu Salvestamine ning kooliraamatukogude listi kirjad saabuvad teile järgmine kord kausta.

Abi veebist:

http://office.microsoft.com/et-ee/outlook/HA100968031061.aspx Outlook 2007 (eesti keeles eesti keelse otlooki jaoks)

http://office.microsoft.com/et-ee/outlook/HP052428971061.aspx?pid=CH063564671061 Outlook 2003 (eesti keeles eesti keelse jaoks)

3. Kirjade käsitsi sorteerimine postkastis

Postkasti tuleb meile tihti tähtsaid sõnumeid, mis vahel kirjade paljususe tõttu teiste kirjade vahele ära kaovad ning vahel juhtub ka kogemata kustutamist. Et oma mailpostkasti kirjadsid paremini hallata, kiiremini üles leida on abi sorteerimisest. Lisaks reeglile saab ka ükshaaval kirjasid kaustadesse saata ning neid kaustu võib vasakul pool olla täpselt nii palju, kui Teil vaja on.

Näiteks:

• kirjastuste pakkumised,
• arved,
• tellimused
• jne.

Selleks peab Inboxis (sissetulnud kirjad) vajutama parema hiire nupuga kirja peal ning avanud menüüst vajutage valikule Teisalda kausta… ning järgmises avanenud aknas saarte soovikorral valida juba olemasoleva kausta või luua uus (all olev nupp). Peale nuppu Teisalda vajutamist liigub kiri Teie valitud kausta.

Abi veebist:

• http://mario.pri.ee/outlook/ - siit saavad abi need, kel arvutis Outlook 6 (eesti keeles)
• http://office.microsoft.com/et-ee/outlook/FX100647191061.aspx?CTT=96&Origin=CL100626971061 - abi erinevate Outlooki versioonide ning kõikide küsimuste korral (eesti keeles)

Varsti ka teised ideed mis Teabepäeval räägitud, hoidke silm blogil peal.